Les open-spaces ont le vent en poupe ! Ouverts, flexibles et modulables, nos espaces de travail tendent de plus en plus, vers des espaces partagés et décloisonnés. L’objectif principal est de gagner en convivialité et de rompre l’isolement au travail. Cependant les espaces de travail partagés peuvent aussi s’avérer compliqués à gérer en terme de confidentialité, de nuisance sonore et donc de stress. 

Conflits thermiques, sonneries de portable, collègues bruyants ou intrusifs, odeurs gênantes… ce qui peut sembler n’être que de petits détails, conditionne notre qualité de vie en open-space.

Comment les gérer et comment bien vivre en open-spaces ? Voici notre guide de survie :

 

Définir des règles de vie commune :

Pour que la bonne entente puisse régner, il faut établir des règles de fonctionnement pour la vie en collectivité. Vous pouvez proposer une réunion avec l’ensemble de l’équipe, pendant laquelle chacun pourra s’exprimer, pour fixer des règles communes.

Voici quelques exemples de règles simples :

  • Respecter le silence et la discrétion, ne pas parler fort
  • Mettre sa sonnerie de téléphone en vibreur
  • Renvoyer sa ligne en cas d’absence
  • Se déplacer plutôt que d’interpeller quelqu’un
  • Sortir de la pièce si on a un appel personnel
  • Communiquer par mail plutôt que par téléphone
  • Eviter les va et vient répétitifs
  • Eviter les odeurs qui dérangent (nourriture, parfum…)
  • Ranger son bureau et respecter l’ordre dans les parties communes
  • Réguler le fonctionnement de la climatisation ou du chauffage
  • Ne pas déranger sans cesse ses collègues (Chacun peut mettre un panneau « Ne pas déranger » lorsque qu’il souhaite être tranquille)

 

Délimiter son espace de travail et aménager un lieu agréable à vivre :

Le principe de l’open-space est de profiter d’un espace ouvert et partagé. Cependant, pour se sentir bien, il est important de délimiter sa zone et d’aménager son espace de travail pour avoir un sentiment de liberté. Personnalisez votre espace avec vos objets et trouvez un système de petites cloisons (plantes, systèmes de rangement ..), pour créer votre espace personnel.

Selon Capital, voici 5 règles qui peuvent vous aider à aménager votre open-space:

1- Eviter les grands plateaux comptant plusieurs dizaines de salariés. Une zone de 6 à 8 personnes, favorisera d’avantage la communication au sein d’un service.
2 – Ne descendez pas au-dessous de 6 mètres carrés par personne. C’est une limite au-dessous de laquelle, le salarié n’aura pas d’intimité.
3 – Faire en sorte que les gens ne se voient pas tout le temps. Installez par exemple des armoires basses de 1,10 à 1,40 m de haut pour séparer visuellement les espaces.
4 – Prévoir des petites salles de réunion. Créez des espaces à proximité de l’open-space, libres en permanence pour que les salariés puissent s’isoler et passer des coups de fil personnels.

 

S’isoler du bruit :

Même s’il est difficile d’avoir un espace complètement silencieux, vous pouvez établir des règles qui définissent des moments, où des zones de calme, et qui régissent les appels téléphoniques ou les échanges de groupes.

Vous pouvez également vous équiper d’un casque anti-bruit ou de boules quies, tout en prévenant vos collaborateurs que c’est par souci d’efficacité. Pensez également à vous isoler de temps en temps en salle de réunion, où dans les espaces de pause de votre entreprise, pour vous offrir des moments de calme.

 

Offrez-vous des moments de détente :

La vie est groupe est conviviale et sympathique. Cependant il est important de veiller à faire des temps de pause, pour s’isoler et se ressourcer.

Un minimum de deux pauses, en fin de matinée et en milieu d’après-midi, sont nécessaires, pour rester productif et prévenir la fatigue. L’idéal est de sortir à l’extérieur, pour s’aérer et marcher un peu. Si cela n’est pas possible, vous pouvez toujours vous étirer, boire de l’eau et manger une collation pour mieux repartir.

 

Identifier clairement les sources de stress :

L’open-space peut-être un facteur de stress. Cependant il ne peux pas être tenu pour seul responsable. Il est important de savoir bien identifier les causes qui peuvent entraver la vie en communauté, comme les erreurs de management ou de communication interne.

Il est important de savoir rester à l’écoute, d’apprendre à communiquer et à s’ouvrir aux autres...afin d’éviter le dérapage comme ci-dessous :